Création d'une feuille de route numérique responsable pour une grande métropole : diagnostic et plan d'action
Avec l'adoption en France de la loi REEN (Réduire l'Empreinte Environnementale du Numérique), toutes les communes comptant plus de 50 000 habitants sont dans l’obligation élaborer une démarche numérique responsable avant janvier 2025. L'objectif de cette loi est de réduire les impacts environnementaux liés au numérique via la mise en place de nombreuses actions. La démarche mise en place par les organisations seront évaluées annuellement.
C’est dans ce cadre législatif que nous avons conseillé et accompagné une grande métropole dans la construction de sa démarche numérique responsable. Digital4Better s’est allié à un cabinet de conseil spécialisé dans la transformation des organisations pour mener à bien ce projet.
Savoir d’où l’on part, l’importance de la mesure
Pour élaborer une feuille de route pertinente, il est essentiel de réaliser un premier bilan, en impliquant différents départements et en prenant en compte le contexte et les enjeux de l'organisation. Cette évaluation constitue à la fois une fondation pour la construction de la feuille de route et un outil pour évaluer les objectifs fixés.
Pour mener à bien cette étape, nous avons mis en place divers outils et réalisé plusieurs évaluations. Cela nous a permis d'établir des ordres de grandeur des sources d'impact liés au numérique de la métropole. Nous avons commencé par mesurer l'empreinte environnementale de son parc informatique, qui compte près de 20 000 appareils. Le périmètre défini exclut certains équipements dont les impacts ne sont pas encore connus. Par conséquent, l'extension du périmètre grâce à des analyses de cycle de vie des équipements (ACV) est envisagée comme une future action de notre feuille de route.
Afin de mieux identifier la vision actuelle de la métropole quant au numérique responsable (NR), nous avons également mené une évaluation de la maturité NR sur plus de 150 critères répartis dans 6 catégories. Nous avons ainsi pu dresser une “matrice de maturité” sur différents sujets clés dans la réussite d’une démarche numérique responsable. Au fil des discussions, nous avons compris l’importance des mails comme canal d’échange. Nous avons pour cette raison inclus le stockage et les échanges de mails de l’année 2022 dans le calcul d’empreinte.
Une analyse des performances RSE et NR a également été mené sur un échantillon de services numériques de la métropole. Site institutionnel, refonte en écoconception, service local… Grâce aux Analytics branchés dans notre solution fruggr, nous avons pu évaluer la consommation d’eau, d’électricité et d’émissions d’équivalent CO2 induits par une année de fonctionnement de ces services. Nous avons extrapolé ces résultats pour la cinquantaine de services numériques en fonctionnement pour la métropole.
Construction de la feuille de route Numérique Responsable et action de sensibilisation
Après une première phase de diagnostic, vient la conception de la feuille de route. Où aller ? Quels sujets prioriser ? Comment embarquer ? Quels indicateurs suivre et pour quels objectifs ?
Pour amorcer cette deuxième phase, nous avons souhaité élargir nos interlocuteurs en impliquant des agents de la collectivité. C’est pourquoi nous avons dédié une journée en présentiel au Numérique Responsable pour intervenir auprès d’une quarantaine d’agents. Sensibilisation, présentation du bilan et réflexion collective sur la démarche à enclencher : à travers différents ateliers, chacun a pu appréhender les enjeux pour ensuite être force de proposition. Avec une vingtaine de directions mobilisés, les équipes ont identifié et priorisé des premiers leviers d’actions.
En collaboration avec notre cabinet de conseil partenaire, nous avons approfondi les idées et suggestions abordées lors des ateliers. Nous avons par la suite établi une première ambition et une trajectoire à suivre pour élaborer la feuille de route. Une fois ces orientations validées, nous avons travaillé ensemble lors d'ateliers de co-construction pour définir et concrétiser la stratégie à moyen et long terme de la métropole.
Une feuille de route adaptée à chaque organisation
Lorsqu’elle s’applique à une collectivité, une démarche Numérique Responsable doit être suivie dans le respect de la loi REEN. C’est pourquoi nous avons défini une feuille de route dont les premiers résultats impactants seront visibles à horizon 2025 et avec un déploiement d’actions par vagues. Chaque vague d'actions comprend à la fois des mesures à fort impact et des initiatives symboliques, tant à l'échelle interne que sur le territoire. L'essence même d'une feuille de route consiste à établir un rythme qu’il sera possible de maintenir sur plusieurs années pour pouvoir atteindre un objectif clé.
Cette feuille de route NR s’inscrit dans la trajectoire de décarbonation enclenchée par la métropole. Chaque indicateur est relié à un objectif attendu pour chaque année. Les indicateurs de la feuille de route répondent à un objectif final de réduction de 40% des émissions de gaz à effet de serre liés au numérique à horizon 2026.
Une feuille de route peut être présentée selon différentes approches :
- par catégorisation des actions par niveau d’impact
- par priorisation dans le planning
- par sous-sujets de traitement du Numérique Responsable
- par le biais d’objectifs définis, avec des indicateurs reliés à chacune des thématiques et/ou des actions.
Une variété de perspectives est parfois nécessaire pour que ce document puisse être utilisé par un large éventail de départements. Il est important de veiller à la clarté des informations fournies dans la feuille de route : celle-ci doit rester compréhensible et intégrable dans la stratégie globale de l'organisation, tout en facilitant sa mise en œuvre opérationnelle. La granularité de la feuille de route peut varier en fonction du type d'organisme et de ses méthodes de fonctionnement, et nous pouvons mettre l'accent sur certains aspects de la feuille de route en fonction du point de vue adopté.